无论是企业合作、政府协调，还是日常事务对接，联络函都是正式沟通的重要工具。但很多人面对空白文档时却无从开始：联络函怎么写才能清晰有效？怎样让对方快速领会需求并配合行动？这篇文章小编将以实际案例为参考，用通俗易懂的方式拆解写作要点。

一、联络函的核心影响是什么？

联络函不是普通邮件，而是带有正式效力的书面沟通文件。就像新闻报道中燕罗街道发出的5封函件，它们不仅证明了企业资质和需求，更促成了跨省市协作——江西省国企看到函件后甚至派出专车运送原材料。

写联络函前先明确两点：

1. 为什么要发函？（比如申请支持、说明情况、请求协调）

2. 希望对方做什么？（如提供物资、开放权限、加快审批）

记住：模糊的请求会降低回复效率，具体需求才能获得精准帮助。

二、联络函必备的5个组成部分

参照政务联络函的规范格式，我们可以提炼出通用模板：

1. 深入了解：直接点明主题

– 例：《关于协助解决防疫原料供应的联络函》

2. 称呼：明确接收单位/人

– 如“东莞市长安镇人民政府：”

3. 三段式

– 背景说明：简要陈述事由（如“当前疫情防控急需扩大口罩产能”）

– 核心诉求：用数据强化说服力（参考案例中“原材料缺口达XX吨”）

– 期望支持：具体到执行层面（“恳请协调放行运输车辆”）

4. 小编觉得敬语：

– “特此函商，盼复为荷”

5. 落款盖章：单位全称+日期+联系人（电话/邮箱）

> 小技巧：政府类联络函可附加《开工证明》等辅助材料，像燕罗街道那样双管齐下。

三、让联络函快速见效的3个技巧

同样的内容，不同的写法效果天差地别。怎样让你的函件成为“优先处理项”？

1. 时刻紧迫性：

– 案例中“35小时产品下线”的紧急需求，促使对方加急响应

2. 利益共同体：

– 强调合作共赢（如“保障原料供应将惠及两地防疫职业”）

3. 降低执行成本：

– 提供对接人信息、标准化表格等，减少对方操作步骤

四、常见错误与避坑指南

写完函件别急着发！检查这些易错点：

– ? 用词模糊：“尽快”“适当”等表述会让对方难以行动

– ? 缺少证据：像“原材料紧缺”需附上采购合同或库存清单

– ? 格式随意：未盖章的扫描件可能被质疑效力

五、从模板到实战：动手写你的第一封联络函

现在就用一个简单案例练习：

假设你的公司需要跨区调货，但遇到交通管制。按照下面内容框架填空：

深入了解《关于协调XX物资运输车辆的联络函》

“因__（背景）__，现我司__（现状）__，急需__（数量）__物资于__（时刻）__前运抵。恳请贵单位__（具体请求）__，联系人王经理__（电话）__。”

就像燕罗街道用5封函件打通供应链一样，好的联络函能成为破局钥匙。记住：清晰的需求+规范的格式+合理的紧迫感=高效沟通的开始。下次需要跨部门协作时，你知道该怎么写了吗？